บทที่ 2 ข้อมูล สารสนเทศ และการจัดการ

บทที่ 2  ข้อมูล สารสนเทศ และการจัดการ

2.1 ข้อมูล

               ข้อมูล (data) หมายถึง  ข่าวสาร เอกสาร ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของหรือเหตุการณ์ที่มีอยู่ในรูปของตัวเลข ภาษา ภาพ สัญลักษณ์ต่างๆ ที่มีความหมายเฉพาะตัว

  สารสนเทศ(information)หมายถึง   ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ สารสนเทศ เกิดจากการนำข้อมูล ผ่านระบบการประมวลผล คำนวณ วิเคราะห์และแปลความหมายเป็นข้อความ อย่างเป็นระบบตามหลักวิชาการ

                  

สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เช่น

                                         ระบบสื่อสารผ่านดาวเทียมหรือสัญญาณระบบต่างๆ 

การสร้างเครือข่ายคอมพิวเตอร์ระบบดาวเทียม

การจองตั๋วเครื่องบิน

 การกดเงินจาก ATM

3.ลักษณะข้อมูลที่ดี

          1. สารสนเทศที่ดีต้องมีความความถูกต้อง (Accurate) และไม่มีความผิดพลาด

         

2. ผู้ที่มีสิทธิใช้สารสนเทศสามารถเข้าถึง (Accessible) สารสนเทศได้ง่าย ในรูปแบบ และเวลาที่เหมาะสม ตาม

ความต้องการของผู้ใช้

         

3. สารสนเทศต้องมีความชัดเจน (Clarity) ไม่คลุมเครือ

          4.

สารสนเทศที่ดีต้องมีความสมบูรณ์ (Complete) บรรจุไปด้วยข้อเท็จจริงที่มีสำคัญครบถ้วน

           5.

สารสนเทศต้องมีความกะทัดรัด (Conciseness) หรือรัดกุม เหมาะสมกับผู้ใช้

           6.

กระบวนการผลิตสารสนเทศต้องมีความประหยัด (Economical) ผู้ที่มีหน้าที่ตัดสินใจมักจะต้องสร้างดุลยภาพ

ระหว่างคุณค่าของสารสนเทศกับราคาที่ใช้ในการผลิต

            7.

ต้องมีความยึดหยุ่น (Flexible) สามารถในไปใช้ในหลาย ๆ เป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์

            8.

สารสนเทศที่ดีต้องมีรูปแบบการนำเสนอ (Presentation) ที่เหมาะสมกับผู้ใช้ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง

            9.

สารสนเทศที่ดีต้องตรงกับความต้องการ (Relevant/Precision) ของผู้ที่ทำการตัดสินใจ

           10.

สารสนเทศที่ดีต้องมีความน่าเชื่อถือ (Reliable) เช่น เป็นสารสนเทศที่ได้มาจากกรรมวิธีรวบรวมที่น่าเชื่อ ถือ หรือแหล่ง (Source) 

4.ชนิดและลักษณะของข้อมูล

              1) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric Data) หมายถึง ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำ ไปคำนวณได้ ข้อมูลแบบนี้เขียนได้หลายรูปแบบ คือ

-เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม เช่น

                               เลขจำนวนเต็ม หมายถึง ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม

เลขทศนิยม หมายถึง ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม

เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 รูปแบบคือ

          

ก. แบบที่ใช้กันทั่วไป เช่น 12., 9.0 ,17.63, 119.3267 , -17.34

          

ข. แบบที่ใช้งานทางวิทยาศาสตร์ เช่น

            

                    123. x 104         หมายถึง    1230000.0                    13.76 x 10-3     หมายถึง     0.01376                   -1764.0 x 102    หมายถึง    -176400.0                   -1764.10-2         หมายถึง    -17.64

2) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character Data) หมายถึง ข้อมูลที่ ไม่สามารถนำ ไปคำนวณได้ แต่อาจนำไปเรียงลำดับได้ เช่น การเรียงลำดับตัวอักษร ข้อมูลอาจเป็นตัวหนังสือ ตัวเลข หรือเครื่องหมายใด ๆ เช่น COMPUTER, ON-LINE, 1711101,&76 เป็นต้น

5) ประเภทของข้อมูล

               ถ้าจำแนกข้อมูลออกเป็นประเภท จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ

1.   ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวม หรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ และการจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติ เช่น 

                                                                                             เครื่องอ่านรหัสแท่ง

                                                                                      เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก

 

1.   ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น

                                     

                                  

   จำนวนสถิติต่างๆ

1.2       กระบวนการจัดการสารสนเทศ

1.การเก็บรวบรวมข้อมูล คือ การเสาะหาข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นมารวมกันซึ่งการรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้โดยการเก็บข้อมูลจากแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การสังเกต การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

2.การตรวจสอบข้อมูล คือ การพิสูจน์ความถูต้องของข้อมูล หากพบว่าข้อมูลผิดก็ต้องทำการแก้ไข

3.การปะมวลผล คือ การกระทำของคอมพิวเตอร์กับข้อมูล ได้แก่ การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล การคำนวณ การเปรียบเทียบ การเรียงลำดับ การจัดกลุ่มข้อมูล และการจัดทำรายงาน

4.การจัดเก็บข้อมูล คือ การป้อนข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์รวมถึงการบันทึกข้อมูลไว้ในหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น ฮาร์ดดิสก์ แฟลชไดร์ฟ เป็นต้น

5.การทำสำเนาข้อมูล คือ การคัดลอกข้อมูลจากแฟ้มต้นฉบับและบันทึกไว้ในหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น ซีดีรอม เพื่อใช้ในกรณีที่เครื่องคอมพิวเตอร์เสียหาย ซึ่งอาจทำให้มีข้อมูลสูญหายไปได้

6.การสื่อสารข้อมูล คือ การนำข้อมูลและสารสนเทศมาเผยแพร่หรือส่งต่อให้กับผู้ใช้งานที่อยู่ห่างไกล

7.การปรับปรุงข้อมูล คือ การแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน ไม่ล้าสมัย เพื่อให้ข้อมูลมีความเหมาะสมกับการทำงาน

1.2       ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์

-ระบบเลขฐานสอง แต่ละหลักเรียกว่าบิต (binary digit : bit) และเมื่อนำตัวเลขหลายๆ บิตมาเรียงกัน จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวน  อักขระหรือสัญลักษณ์ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้ 

-รหัสแทนข้อมูล  เปรียบเทียบได้กับคนสองคนคุยกันคนละภาษา ดังนั้นจึงควรมีการกำหนดรหัสแทนข้อมูลที่เป็นสากล เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ สามารถสื่อสารกันได้ รหัสแทนข้อมูลที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน คือ

           รหัส EBCDIC (Extended Binary Code Decimal Interchange Code)

รหัส ASCII (American Standard Code for Information Interchange)

รหัส UniCode

3) การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

                       หมายถึง งานที่กระทำกับข้อมูลอย่างเป็นขั้นตอน โดยเริ่มตั้งแต่การเก็บรวบรวม การประมวลผล การทำรายงาน การนำไปใช้ ตลอดจนการจัดเก็บ จะได้สารสนเทศที่ต้องการใช้  และสามารถจัดเก็บเพื่อใช้งานในโอกาสต่อไป ดังนั้นในการทำงานใด ๆ จำเป็นต้องมีขั้นตอนวิธีและเครื่องมือช่วยในการจัดการข้อมูล

    -บิต (Bit) ย่อมาจาก Binary Digit หมายถึง หน่วยความจำที่เล็กที่สุดของคอมพิวเตอร์ ประกอบด้วยตัวเลข 2 จำนวน คือ 0 หมายถึงปิด และ 1 หมายถึงเปิด หรือสีขาวและสีดำ

 

 -ตัวอักขระ (character)หมายถึงสัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่ไม่สามารถนำไปใช้ในการคำนวณได้   

-เขตข้อมูล (field) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไปมารวมกันแล้วได้ความหมายของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เป็นต้น

-ระเบียน (Record) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนเอาเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตข้อมูลมารวมกัน เพื่อเกิดเป็นข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง 

-แฟ้มข้อมูล (File) หมายถึงหน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลาย ๆ ระเบียนที่เป็นเรื่องเดียวกันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลพนักงาน

-ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน นำมาเก็บรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบและข้อมูลที่ประกอบกันเป็นฐานข้อมูลนั้น ต้องตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งานขององค์กรด้วยเช่นกัน

 1.2       จริยธรรมในการใช้ข้อมูล

-ความเป็นส่วนตัว (privacy) เมื่อข้อมูลปรากฏอยู่ในโลกออนไลน์มากขึ้น ทำให้การรวบรวมข้อมูลการเข้าถึง การค้นหา และการแบ่งปัน ข้อมูลส่วนบุคคลเป็นเรื่องที่ทำได้ง่าย และรวดเร็ว ทำให้ข้อมูลบางประเภทที่มีความเป็นส่วนตัวสูง เช่น เลขประจำตัวประชาชน วันเดือนปีเกิด หมายเลขโทรศัพท์มือถือ ข้อมูลประวัติการรักษา อาจรั่วไหลสู่สาธารณะได้ บางครั้งข้อมูลส่วนตัวเหล่านี้ อาจถูกนำไปใช้โดยผิดวัตถุประสงค์ของเจ้าของข้อมูล เช่นหมายเลขโทรศัพท์มือถือ  ซึ่งถูกเก็บไว้โดยสถานพยาบาล อาจรั่วไหลไปสู่บริษัทที่มีการประชาสัมพันธ์การขายผ่านโทรศัพท์มือถืออาจทำให้เจ้าของหมายเลขนั้นถูกรบกวนโดยไม่ได้ตั้งใจ เป็นต้น

-ความถูกต้อง (accuracy) ควรตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลต่างๆก่อนที่จะทำการเผยแพร่ เพื่อให้ผู้ที่รับข้อมูลได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ใช้ได้ถูกต้องตามจุดประสงค์

-ความเป็นเจ้าของ (property) การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายแก่เจ้าของธุรกิจหรือเจ้าของข้อมูลได้

และมีความผิดทางกฎหมายด้วย

-การเข้าถึงข้อมูล (accessibility) ปัจจุบันการเข้าใช้งานโปรแกรม หรือระบบคอมพิวเตอร์มักจะมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน ทั้งนี้ เพื่อเป็นการป้องกันการเข้าไปดำเนินการต่างๆ และเป็นการรักษาความลับของข้อมูล

คำถามท้ายบท : จงยกตัวอย่างสารสนเทศที่ดีมีลักษณะอย่างไร บอกมาอย่างน้อย 5 ข้อ

         

เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

บทที่ 1  เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

   1.1 ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

             ความหมายของเทคโนโลยี (technology) : เทคโนโลยีเป็นสิ่งที่มนุษย์นำความรู้จากธรรมชาติวิทยามาคิดค้นและดัดแปลงธรรมชาติเพื่อแก้ปัญหาพื้นฐานในการดำรงชีวิต

             ความหมายของสารสนเทศ (information) : ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ นำไปใช้ได้ตามความต้องการ

             ความหมายของการสื่อสาร (communications) : กระบวนการถ่ายทอดข่าวสาร  ข้อมูล ความรู้ ประสบการณ์  ความรู้สึก ความคิดเห็น ความต้องการจากผู้ส่งสารโดยผ่านสื่อต่าง ๆ

              ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology หรือ IT ) : การประยุกต์ความรู้ทางวิทยาศาสตร์มาใช้ในระบบสารสนเทศ ตั้งแต่กระบวนการจัดเก็บ ประมวลผล และการเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อช่วยให้ได้สารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์

             ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication Technology หรือ ICT) : เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับข่าวสารข้อมูลและการสื่อสาร นับตั้งแต่การสร้าง การนำมาวิเคราะห์หรือประมวลผล การรับและส่งข้อมูล การจัดเก็บและการนำไปใช้งานใหม่ เทคโนโลยีเหล่านี้มักจะหมายถึง คอมพิวเตอร์  และระบบการสื่อสารต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ ระบบสื่อสารข้อมูล ดาวเทียมหรือเครื่องมือสื่อสารใด ๆ ทั้งมีสายและไร้สาย

   1.2 ระบบสารสนเทศ

              ความหมายของระบบสารสนเทศ (Information System) : ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์ มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมูลนั้นกลายเป็น สารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้อง

   ระบบสารสนเทศประกอบด้วยองค์ประกอบดังนี้

1.   Hardware หมายถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการจัดกระทำกับข้อมูล

ทั้งที่เป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่น ๆ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข

 2.   Software หมายถึง ชุดคำสั่ง หรือเรียกให้เข้าง่ายว่า โปรแกรม ที่สามารถ

สั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานในลักษณะที่ต้องการภายใต้ขอบเขตความสามารถที่เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือโปรแกรมนั้น ๆ สามารถทำได้ ซอร์ฟแวร์แบ่งออกเป็น ซอร์ฟแวร์ระบบ และ ซอร์ฟแวร์ประยุกต์

  3.   Data  หมายถึง ข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่อาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น

ตัวหนังสือ แสง สี เสียง สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์  ภาพ วัตถุ หรือ หลาย ๆ อย่างผสมผสานกัน ซึ่งข้อมูลที่ดีจะต้องตรงกับความต้องการของผู้ใช้

  4.   User หมายถึง กลุ่มผุ้คนที่ทำงานหรือเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ

  5. Procedure หมายถึง  ขั้นตอน กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน

ในระบบสารสนเทศ

1.3 ประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

    ด้านการศึกษา

  ด้านการแพทย์

ด้านความบันเทิง

1.4 แนวโน้มการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

                 เมื่อพิจารณาเครือข่ายการสื่อสารทั่วไปจากอดีตจนถึงปัจจุบัน เห็นได้ชัดว่ามนุษย์ใช้อุปกรณ์การสื่อสารแบบพกพามากขึ้นเรื่อยๆ ในอนาคตอันใกล้ มนุษย์จะมีอุปกรณ์ที่ทันสมัยใช้กันมากขึ้น นอกเหนือจากการพูดคุยแบบเห็นหน้าผ่านอินเทอร์เน็ต มนุษย์สามารถพูดคุยแบบเห็นหน้าผ่านทางโทรศัพท์มือถือ ทำให้สามารถติดต่อกันได้ด้วยค่าใช้จ่ายที่ถูกลง สามารถส่งข้อความ ภาพ และเสียง ได้โดยง่ายดาย สะดวกรวดเร็วในอนาคตมีแนวโน้มเป็นดังนี้คือ มีขนาดเล็กลง พกพาได้ง่าย แต่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น เช่น เก็บข้อมูลได้มากขึ้น ประมวลผลได้เร็วขึ้น ใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น โดยมีการผนวกอุปกรณ์หลายๆอย่างไว้ในเครื่องเดียว (all-in-one)

1.5 ผลกระทบจากการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

1. ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการศึกษา : สำคัญของโรงเรียนและครูลดน้อยลง

2. ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อสิ่งแวดล้อม : เกิดปัญหามลพิษต่อสิ่งแวดล้อมทั้งนี้ก็เพราะมนุษย์นำเทคโนโลยีทางด้าน IT ไปพัฒนาอย่างผิดวิธีและนำไปใช้ในทางที่ผิด

3. ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อสังคม : ทำให้เกิดปัญหาการว่างงานของแรงงานเพราะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้แรงงานมนุษย์อีก

4. ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อเศรษฐกิจ :  มนุษย์สามารถจับจ่ายมากขึ้น เพราะมีบัตรเครดิตทำให้ไม่ต้องพกเงินสด หากต้องการซื้ออะไรที่ไม่ได้เตรียมการไว้ร่วงหน้า

5. ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อสุขภาพจิต : เมื่อการดำเนินชีวิตจากเดิมที่เป็นแบบเรียบง่าย ต้องเปลี่ยนมาปรับตัวให้ทันกับเหตุการณ์ปัจจุบันตลอดเวลา ก็อาจจะทำให้เกิด

1.6 อาชีพที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

   ตัวอย่างอาชีพที่เกี่ยวข้อ

นักเขียนโปรแกรมหรือโปรแกรมเมอร์ (Programmer)

    นักวิเคราะห์ระบบ (System analyst)

   ผู้ดูแลและบริหารฐานข้อมูล (Database administrator)